Auf der Suche nach einem geeigneten Büro sollte man viele Aspekte berücksichtigen. Bei uns findest du alles was dein Büro braucht, ideal für Start-Ups oder kleine Unternehmen, die einfach mit ihrem Business durchstarten wollen.
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Büroräume – Wie das perfekte Büro gefunden wird
Auf der Suche nach einem geeigneten Büro muss man viele Aspekte berücksichtigen. Relevante Aspekte bei der Bürowahl sind u.a. die Lage, Kosten der Büroräume oder auch die Ausstattung. Im Folgenden werden die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Der Weg zum Büroraum
Lage, Größe oder auch die Ausstattung der Büroräume sind bei der Suche nach dem perfekten Büroraum zu berücksichtigen. Hierfür eignet sich besonders eine Checkliste, wo man alle Aspekte, die einem bei der Bürowahl wichtig sein, aufführt. So verliert man nicht den Überblick.
Größe des Büroraums
Bei der Größe des Büroraums sollte man nicht nur darauf achten, dass die Wege zu Türen, Fenster und Regalen begehbar sind, vielmehr ist es wichtig, dass rund um den Schreibtisch genügend Platz ist. Dies ist wichtig, da auch ein Wechsel der Körperhaltung ermöglicht werden sollte.
Richtwerte für die Größe von Büroräumen:
- Ausreichende Luftzufuhr: Es sollte so viel Atemluft zur Verfügung stehen, dass eine Tätigkeit zuträglich ausgeführt werden kann. Dies sollte das entsprechende Büro der Büroimmobilie gewährleisten können.
- Raumvolumen: Für jeden Mitarbeiter sollte ein Raumvolumen von 20 Kubikmetern eingeplant werden. Dies gilt für Büroräume, die über eine Fensterlüftung verfügen. Neuere Büros sind oft so gut angedichtet, dass Experten hierfür höhere Volumen fordern. Grund ist, dass durch die Abdichtung der Fenster der erforderliche Austausch nicht mehr möglich ist.
- Kunden: Berücksichtigt bei der Wahl des Büros sollte auch die Häufigkeit von Kundenbesuchen. Hier gilt ein Richtwert von 10 Kubikmetern pro Kunden im Büro.
Arten von Büroräumen
Im Vorfeld sollte man sich überlegen wie viele Arbeitsplätze in dem jeweiligen Büro geschaffen werden sollen. In einem Großraumbüro können eine Vielzahl von Arbeitsplätzen geschaffen werden, wobei bei einem Einzelbüro i.d.R. mit einem zu rechnen ist. In der nachfolgenden Übersicht können Sie die jeweiligen Vor- und Nachteile von verschiedenen Büroarten entnehmen:
Das Einzelbüro
Unter einem Einzelbüro versteht man einen Büroraum, der nur über einen Arbeitsplatz verfügt. Für diese Art von Büro gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile. Bei größeren Unternehmen wäre das Einzelbüro nicht ganz so geeignet, das der Platzbedarf in diesem Fall besonders hoch wäre. Bei kleinen Unternehmen könnte diese Art von Vorteil sein.
Vorteile Einzelbüro:
- Das Einzelbüro ermöglicht ein konzentriertes Arbeiten
- Unterlagen, Temperatur und Beleuchtung können in einem Einzelbüro individuell eingestellt werden
- Im Einzelbüro können vertrauliche Gespräche geführt werden
Nachteile Einzelbüro:
- Kommunikation zwischen Abteilungen sind im Einzelbüro schwieriger
- Das Einzelbüro ist für Teamarbeit eher weniger geeignet
- Mitarbeiter könnten sich durch Einzelbüros ausgeschlossen fühlen
Das Mehrpersonenbüro
Das Mehrpersonenbüro besteht i.d.R. aus zwei bis vier Arbeitsplätzen. Diese Büroart ist geeignet, wenn Mitarbeiter ähnliche Aufgaben haben. Dadurch wird ein schnellerer Austausch ermöglicht. Allerdings wenn in einem Büro mehrere Mitarbeiter arbeiten, ist natürlich der Geräuschpegel höher als bei einem Einzelbüro. Darunter könnte die Konzentration der Mitarbeiter leiden. Auch könnte es in einem Mehrpersonenbüro häufiger zu Konflikten kommen.
Das Kombibüro
Eine andere Möglichkeit ist z. B. das Kombibüro. Hier werden die Vorteile von Mehrpersonen- und Einzelbüros zusammengefasst. Ein Kombibüro ist eine Kombination aus Einzelbüros mit verschiedenen Gemeinschaftszonen. Die Einzelbüros befinden sich hierbei an der Außenseite des Bürogebäudes und haben transparente Trennwände zu den Gemeinschaftszonen. Dadurch ist sowohl der Austausch untereinander als auch ein konzentriertes Arbeiten möglich.
Das Großraumbüro
In einem Großraumbüro können einen Vielzahl von Arbeitsplätzen entstehen. Raumtrenner wie z.B. Schränke trennen die einzelnen Arbeitsplätze voneinander ab. Besonders geeignet ist ein Großraumbüro, wenn im Unternehmen ein hoher Anteil an Team- oder Projektarbeit existiert.
Vorteile Großraumbüro:
- Zur Verfügung stehende Fläche wird effizient genutzt
- Kurze Kommunikationswege im Großraumbüro
- Arbeitsformen können kombiniert werden
- Hohe Flexibilität in Großraumbüros
Nachteile Großraumbüro:
- Höherer Geräuschpegel im Großraumbüro, konzentriertes Arbeiten erschwert
- Hoher Klimatisierungsaufwand, um für Frischluft zu sorgen
- Temperatur und Beleuchtung kann nicht individuell eingestellt werden
Das Mobile und virtuelle Büro
Für die Beschreibung eines mobilen Büros werden zwei Varianten verwendet. Zum einen, dass der Selbstständige bei einem mobilen Büro lediglich einen Laptop und ein Handy hat und damit ortunabhängig arbeiten kann. Zum anderen um einen temporären Arbeitsplatz wie bei der Anmietung eines Kurzzeitbüros.
Bei einem virtuellen Büro handelt es sich um eine Geschäftsadresse. Neben diesem Service gibt es häufig die Möglichkeit der Annahme der Post oder Anrufe. Diese werden dann gesammelt und einmal am Tag an den Selbständigen weitergeleitet.
Das Non-territoriale Büro
Bei einem Non-territorialem Büro handelt es sich um Arbeitsplätze, die von Mitarbeitern gemeinsam nach Voranmeldung oder spontan benutzt werden. Anklang findet diese Art von Büro aufgrund der zunehmenden Flexibilisierung.
Bürogebäude kaufen oder Büroraum mieten?
Um eine Büroimmobilie kaufen zu können, muss eine entsprechende Liquidität gegeben sein. Diese kann natürlich mittels eines Kredits geschaffen werden, Allerdings bei Start-Ups sehen die Chancen auf einen Kredit recht schlecht aus. Der Kauf einer Büroimmobilie bindet zwar einen Teil des Firmenvermögens, allerdings stellt diese auch einen Vermögensgegenstand dar. Auch kann man in Erwägung ziehen, einzelne Büroräume zu vermieten. Die finanziellen Mittel, die durch die Büromiete geschaffen werden, können dann an anderer Stelle investiert werden.
Wichtig ist auch ist Entwicklung des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen. Gerade wenn das Unternehmen schnell wächst ist man bei der Anmietung von Büroräumen sehr flexibel. Werden mehr Büroräume gebraucht können diese leicht angemietet werden. Hingegen wenn man eine Büroimmobilie erwirbt, ist ein Wachstum nicht so leicht. Tritt der Fall ein, dass die Büroimmobilie kurzfristig verkauft werden muss, könnte es unter Umständen sein, dass man diese mit Verlusten verkauft.
Steuerliche Aspekte können bei der Frage, ob ein Büro gemietet oder gekauft werden soll, eine wichtige Rolle spielen.
Wenn ein Büro angemietet werden soll, dann sollte ein gewerblicher Mietvertrag abgeschlossen werden. Sollte dies nicht erfolgen, kann es bei der Steuererklärung zu Problemen kommen. Die Mietzahlungen für ein Büro können als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden, dadurch fällt der steuerliche Gewinn geringer aus. Dem Finanzamt reicht als Beleg für die Mietzahlungen eine Kopie des Mietvertrages aus. Nachteil bei der Anmietung eines Büros ist die Tatsache, dass bei der Vermietung und Verpachtung ein Steuersatz von 19 % anfällt. Das könnte den steuerlichen Vorteil verringern.
Die monatlichen Kreditraten können beim Kauf einer Büroimmobilie nicht steuerlich geltend gemacht werden. Büroräume werden jedoch dem Betriebsvermögen zugeordnet. Der Kauf einer Büroimmobilie könnte sich so steuerlich lohnen, da durch die jährliche AfA das gesamte Betriebsvermögen sich um drei Prozent erhöht. Der Nachteil beim Kauf einer Büroimmobilie ist, dass die Grunderwerbsteuer anfällt.
Die Vor- und Nachteile zusammengefasst:
Büro anmieten
Vorteile:
- Flexibilität
- Zahlungen steuerlich absetzbar
- Größere Anfangsinvestition entfällt
Nachteile:
- Zahlungen kommen den Vermieter zugute
- Mehrwertsteuer ist zu zahlen
- Büroräume nicht individuell gestaltbar
Büroimmobilie kaufen
Vorteile:
- Vermögensgegenstand
- Büro kann individuell gestaltet werden
- Kauf erhöht AfA
Nachteile:
- Grunderwerbssteuer
- Geringere Flexibilität bei Unternehmensentwicklung
- Liquide finanzielle Mittel werden gebunden
Ausstattung der Büroräume
Bei der Ausstattung des Büros sollte man darauf achten, dass diese zum Geschäftsvorhaben passen. Für Unternehmen im IT Bereich ist eine moderne Infrastruktur besonders wichtig. Empfangen Unternehmen viel Kundenbesuch so sollten die Büroräume repräsentativ sein. Ausstattungsmerkmale bei Büros sind z.B. Parkplätze, Telefonanschlüsse oder der Sanitärbereich.
Ein wichtiger Faktor bei der Wahl des Büros ist das äußere Erscheinungsbild der Büroimmobilie. Gerade wenn man viel Kundenbesuch hat, sollte der erste Eindruck schon positiv sein. Auch spielt die Verkehrsanbindung eine Rolle, Büroräume die verkehrsgünstig liegen haben viele Vorteile für das Unternehmen selbst und deren Kunden.